Khái niệm về kỹ năng mềm và 12 kỹ năng mềm quan trọng cần trau dồi

Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm, hay còn được gọi là Soft Skills, đề cập đến một tập hợp các kỹ năng không phải chuyên môn, chủ yếu tập trung vào khả năng giao tiếp, tư duy, quản lý thời gian và tương tác xã hội. Những kỹ năng này không chỉ có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ trong cuộc sống hàng ngày.

Một góc độ khác, thường được coi là một phần của kỹ năng mềm hoặc nói cách khác, một kỹ năng mềm quan trọng, là EQ (trí tuệ cảm xúc). EQ được ứng dụng để đánh giá khả năng sáng tạo, quản lý cảm xúc và kỹ năng giao tiếp xã hội. Đây là một yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng sử dụng để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc và với môi trường làm việc của công ty.

Vai trò quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống

Bài viết đề cập đến tầm quan trọng của kỹ năng mềm đối với mọi cá nhân, không phụ thuộc vào vị trí xã hội của họ, từ ông chủ, nhà tuyển dụng, CEO ở cấp cao đến sinh viên mới ra trường. Nó nhấn mạnh về ảnh hưởng tích cực của kỹ năng mềm và vai trò quyết định của chúng đối với sự thành công trong cả công việc và cuộc sống hàng ngày.

Trong công việc

Về cơ bản, làm chủ kỹ năng mềm giúp bạn:

• Có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng.
• Giải quyết vấn đề và xung đột một cách hợp lý, hợp tình.
• Có tiềm năng thăng tiến công việc lên các vị trí cấp cao.
• Trở thành một hình mẫu lý tưởng tại nơi làm việc bởi sự tinh tế và khéo léo của bản thân.

Các nhà quản lý tuyển dụng thường chú ý đến những ứng viên có kỹ năng mềm, bởi vì những kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công tại nơi làm việc. Một nhân sự có thể có những kỹ năng chuyên môn và kỹ thuật xuất sắc, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc cụ thể, nhưng nếu thiếu kỹ năng quản lý thời gian hoặc khả năng làm việc nhóm, việc tiến xa trong sự nghiệp có thể trở nên khó khăn.

Một điều khác khiến nhà tuyển dụng ưa chuộng ứng viên có kỹ năng mềm là khả năng thích ứng và linh hoạt của họ khi đối mặt với sự thay đổi trong môi trường làm việc và nhiệm vụ công việc. Kỹ năng mềm không chỉ là điểm mạnh cá nhân mà còn là yếu tố quyết định sự phát triển và ổn định trong sự nghiệp.

Trong cuộc sống hàng ngày

Cũng tương tự trong công việc, biết cách sử dụng các kỹ năng mềm vào các tình huống trong cuộc sống sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Không thể nào phủ nhận vai trò quan trọng của kỹ năng mềm đối với việc cư xử, giao tiếp giữa người với người trong cuộc sống:

• Là cầu nối xây dựng các mối quan hệ cá nhân, xã hội, tăng tính kết nối giữa người thân, bạn bè, giữa người với người.
• Giúp giải quyết các vấn đề trong xã hội một cách hợp lý, hợp tình.
• Là công cụ giúp bạn mở ra các cánh cửa cơ hội phát triển bản thân, cải thiện chất lượng cuộc sống.
• Giúp tạo ấn tượng, thiện cảm và niềm tin với người đối diện.
• …

Các kỹ năng mềm phổ biến nhất

Việc sở hữu kỹ năng mềm là không thể phủ nhận với các công việc yêu cầu giao tiếp trực tiếp với khách hàng như Sales hay Account. Tuy nhiên, không chỉ những người làm công việc liên quan đến tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mới cần những kỹ năng này. Cả những ngành công việc như IT, Marketing, và Kế toán cũng đều có lợi ích lớn từ việc phát triển những kỹ năng mềm này.

Trong môi trường công việc của IT, việc hiểu biết và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng là quan trọng. Khi làm việc trong nhóm phát triển, khả năng giao tiếp là yếu tố chủ chốt để đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, và tiến trình công việc.

Trong lĩnh vực Marketing, khả năng viết và truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả giúp xây dựng chiến lược quảng bá hiệu quả. Kỹ năng thuyết trình cũng là yếu tố quan trọng khi cần trình bày ý tưởng trước đồng đội hoặc các bên liên quan.

Ngành Kế toán cũng không nằm ngoài quy luật này. Khi phải làm việc với số liệu và báo cáo tài chính, khả năng giải thích một cách dễ hiểu cho những người không chuyên ngành là vô cùng quan trọng. Ngoài ra, sự chính xác và tỉ mỉ trong công việc cũng được đánh giá cao.

Tóm lại, dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, khả năng giao tiếp, làm việc nhóm, và giải quyết vấn đề luôn là những kỹ năng mềm quan trọng, giúp mỗi cá nhân và tổ chức phát triển bền vững.

Dưới đây là 12 kỹ năng mềm được đánh giá cao nhất:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng phản biện
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng sáng tạo
• Khả năng thích ứng, linh hoạt với những sự thay đổi của môi trường, công việc

Đến đây, blog sẽ đi vào chi tiết các kỹ năng mềm với các key chính để bạn có thể hình dung và dễ dàng rèn luyện các yếu tố nhỏ trong từng kỹ năng.

#1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp chính là khả năng bạn truyền đạt, chia sẻ ý tưởng, giao tiếp của mình. Vơi kỹ năng này, bạn cần tập trung vào các key chính:

• Giao tiếp bằng lời
• Giao tiếp bằng văn bản
• Thuyết trình cũng cần khả năng giao tiếp cực cao
• Phản hồi các nhận xét hoặc feedback mang tính xây dựng
• Lắng nghe

#2 Kỹ năng lãnh đạo

Các kỹ năng liên quan đến kỹ năng lãnh đạo gồm:

• Kỹ năng quản lý
• Tính xác thực
• Cố vấn
• Hào phóng
• Xây dựng đội nhóm
• Sự hiểu biết văn hóa

#3 Kỹ năng làm việc nhóm

Bạn không thể liên tục làm một mình trong suốt cuộc đời, chính vì vậy, kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng nhà tuyển dụng tập trung rất nhiều khi đánh giá một ứng viên. Các kỹ năng liên quan đến kỹ năng teamwork gồm:

• Quản lý và giải quyết xung đột
• Sự hợp tác
• Phối hợp
• Trao đổi ý tưởng
• Hòa giải
• Tôn trọng

#4 Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán quyết định đến sự thành bại của một dự án hoặc đơn giản là trong việc bạn thuyết phục sếp đồng ý với phương án của mình. Một số kỹ năng phục vụ cho việc rèn luyện kỹ năng đàm phán là:

• Phản biện
• Trao đổi
• Logic
• Quản lý cảm xúc
• Tập trung vào lợi ích
• Đôi bên cùng có lợi

#5 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức

Một số kỹ năng mềm liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức, quản lý thời gian như:

• Trách nhiệm
• Kỷ luật
• Độ tin cậy
• Sự cam kết
• Tính chuyên nghiệp
• Tính ưu tiên
• Định hướng chi tiết

#6 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Suy cho cùng, không có công việc nào mà không xảy ra bất kỳ vấn đề nào. Vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, gọn ghẽ luôn được đánh giá cao. Dưới đây là một số kỹ năng liên quan đến giải quyết vấn đề, quản trị xung đột:

• Phân tích
• Lý luận logic
• Quan sát
• Brainstorming
• Quyết định

#7 Kỹ năng lắng nghe

Chúng ta có thể dễ dàng tâm sự, nói ra lòng mình, nhưng để có thể thực sự lắng nghe câu chuyện của người khác thì lại rất khó. Trong công việc, kỹ năng lắng nghe thể hiện việc bạn có thực sự chú tâm đến đầu việc này không, lắng nghe để

• Đồng cảm
• Hài hước
• Sức chịu đựng
• …

#8 Kỹ năng phản biện

Tư duy phản biện manifes được trong khả năng phân tích sự nhất quán của các lập luận, khả năng đánh giá, sự phân biệt giữa đúng và sai, từ đó nâng cao chất lượng công việc. Một số từ khóa liên quan đến kỹ năng phản biện bao gồm:

• Phân tích
• Nghiên cứu
• Đặt câu hỏi
• Quyết định
• Lập luận ngược lại vấn đề
• …

#9 Kỹ năng ra quyết định

Ra quyết định và chốt phương án là một trong một trong những kỹ năng mềm rất khó có thể thành thục được. Bởi để quyết định được một phương án, giải quyết một vấn đề cần xem xét rất nhiều yếu tố như:

• Quản trị rủi ro
• Xem xét bối cảnh
• Nhìn nhận vấn đề nhiều chiều, khách quan
• Chốt version 1, version 2
• …

#10 Kỹ năng quản lý thời gian

Một số kỹ năng có liên quan đến quản lý thời gian là:

• Kiểm soát căng thẳng
• Tổ chức
• Ưu tiên
• Lập kế hoạch
• Thiết lập mục tiêu

#11 Kỹ năng sáng tạo

Khi nói đến sáng tạo ta thường liên kết với lĩnh vực nghệ thuật, thiết kế, truyền thông. Nhưng thực chất, thuật ngữ sáng tạo rất rộng, nó có thể gồm một số kỹ năng như:

• Trí tưởng tượng
• Sơ đồ tư duy
• Sự đổi mới
• Thử nghiệm
• Đặt câu hỏi

#12 Khả năng thích ứng linh hoạt với những sự thay đổi

Khả năng thích ứng với một môi trường mới cho thấy bạn có thể linh hoạt đón nhận sự thay đổi và điều chỉnh nó tốt đến mức nào. Một số keyword liên quan đến khả năng thích ứng:

• Tự quản lý
• Lạc quan
• Bình tĩnh
• Phân tích
• Tự động viên

Cách phát triển và rèn luyện kỹ năng mềm là gì?

Có công mài sắt, có ngày nên kim, kỹ năng mềm phải trải qua rèn luyện mới có thể đạt được kết quả tốt. Không giống như những kỹ năng cứng có thể đo lường hay học được, kỹ năng mềm (như cảm xúc, hiểu biết để có thể “đọc vị” được người khác) rất khó có thể học được. Vậy cách để rèn luyện kỹ năng mềm là gì?

Bạn có thể tham khảo một số phương pháp để phát triển kỹ năng mềm dưới đây:

• Tự đánh giá khả năng của bản thân, xem xét các khuyết điểm và xác định muốn phát triển kỹ năng mềm nào.
• Tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng hoặc tham gia vào các dự án thực tế để có thể thực hành bỏ đi các thói quen cũ và học hỏi những thói quen tích cực mới.
• Đọc sách, nghe postcard về các cách cải thiện kỹ năng.
• Kiên trì thực hiện việc thử-sai-sửa-thử mỗi ngày.
• …

Làm thế nào để làm nổi bật kỹ năng mềm trong CV

Trong bối cảnh làm việc, kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh bản chất làm việc, khả năng giao tiếp, và khả năng xử lý áp lực của nhân sự. Khi tiến hành quá trình tuyển dụng, sự chú ý đặc biệt thường được dành cho những ứng viên thể hiện kỹ năng mềm phong phú và phù hợp. Điều này giải thích vì sao việc làm nổi bật kỹ năng mềm trên CV trở thành một phần quan trọng để tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.

Dưới đây là một số cách để làm nổi bật các kỹ năng mềm hữu ích cho công việc để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng:

#1. Điều chỉnh kỹ năng mềm phù hợp với vị trí công việc ứng tuyển.

#2. Dự phòng một số kỹ năng mềm với các phần công việc khác.

#3. Lựa chọn các kỹ năng có thể linh hoạt khi chuyển đổi nghề nghiệp.

#4. Thể hiện các kỹ năng trong cuộc phỏng vấn của mình.

FAQ về kỹ năng mềm

Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng đối với nhân sự IT và các ngành nghề khác?

Theo nghiên cứu của Leadership IQ, đến 89% ứng viên thất bại trong quá trình tuyển dụng không phải vì thiếu chuyên môn mà là do kỹ năng mềm kém. Những nhân sự mới thường đối mặt với nguy cơ thất bại cao hơn, chủ yếu là do họ thiếu những kỹ năng mềm quan trọng như khả năng đào tạo, sự học hỏi linh hoạt, trí tuệ cảm xúc và động lực cá nhân. Chỉ có 11% trường hợp thất bại trong tuyển dụng được đổ lỗi cho thiếu năng lực kỹ thuật.

Trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin, mặc dù sự quan trọng của kỹ năng cứng không thể phủ nhận trong quá trình làm việc, nhưng nhiều sự nghiệp xuất sắc trong lĩnh vực này thực sự dựa vào kỹ năng mềm.

Ví dụ, một lãnh đạo phát triển chắc chắn không thể thiếu kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định. Tương tự, việc thăng tiến lên vị trí cao như CTO, PM đòi hỏi không chỉ về khả năng kỹ thuật mà còn về kỹ năng giao tiếp, đàm phán, quản lý rủi ro và quản lý kế hoạch. Đó chính là lý do vì sao kỹ năng mềm trở nên quan trọng đối với nhân sự ở mọi lĩnh vực, không chỉ riêng trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin.

Nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên bằng cách nào?

Có rất nhiều cách để nhà tuyển dụng có thể nhận biết và đánh giá được kỹ năng mềm, EQ của bạn đến đâu. Ví dụ như:

• Nhà tuyển dụng luôn biết họ đang tìm kiếm kỹ năng nào ở những ứng viên tiềm năng và sẽ hỏi tất cả các ứng viên những câu hỏi giống nhau.
• Sử dụng tình huống, trò chơi hoặc hoạt động giả định để kiểm tra các khả năng cụ thể.
• Nhà tuyển dụng luôn chú ý đến câu trả lời, phản ứng và thái độ của ứng viên khi trả lời câu hỏi phỏng vấn kỹ năng mềm.
• …

Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm khác nhau thế nào?

Chắc chắn rằng kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển sự nghiệp và thành công trong cuộc sống. Khi đã hiểu rõ về ý nghĩa của kỹ năng mềm, quan trọng nhất là dành thời gian và nỗ lực để phát triển chúng. Như cây trồng cần thời gian để phát triển và cho trái ngọt, kỹ năng mềm cũng yêu cầu sự kiên trì và nỗ lực liên tục để trở nên hoàn thiện.