SharePoint là gì?
Hiện nay, SharePoint là một trong những nền tảng được sử dụng rộng rãi để phát triển các ứng dụng web và cũng là một phần của hệ sinh thái Microsoft Office. Nền tảng này đã được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2001 và từ đó đã thu hút sự quan tâm của nhiều đối tượng người dùng.
Tuy nhiên, ở Việt Nam, công nghệ thông tin không có sự tiếp cận sớm và SharePoint chỉ trở nên phổ biến từ năm 2002. Với những ưu điểm mà nó mang lại, SharePoint đảm bảo cho người dùng khả năng sử dụng một cách an toàn. Nền tảng này cho phép lưu trữ, tổ chức, chia sẻ, và truy cập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời tương thích với nhiều thiết bị điện tử.
SharePoint là gì: đang là thắc mắc của nhiều người
Các sản phẩm và công nghệ SharePoint được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
- SharePoint Server
- SharePoint Foundation
- SharePoint Online
- SharePoint Designer 2013
- Đồng bộ hóa OneDrive for Business
Các tính năng vượt trội và lợi ích mang lại của SharePoint
Ngoài định nghĩa SharePoint là gì bạn đọc nên tham khảo các tính năng nổi bật của ứng dụng này ngay sau đây để hiểu rõ hơn về nó.
- SharePoint hỗ trợ các người dùng hoặc nhóm người dùng được cấp hoặc từ chối quyền truy cập vào các phần khác nhau của một trang web SharePoint. Ngoài ra, người dùng còn được cung cấp quyền để thêm, xóa hoặc sửa đổi theo như đúng mong muốn.
- SharePoint lưu lại mọi phiên bản của các đối tượng sử dụng cũng như thông tin dữ liệu. Chính vì vậy, người dùng có thể khôi phục dữ liệu mà không cần dựa trên sự hỗ trợ của DBA.
- Những dữ liệu mà người dùng đã xóa sẽ được SharePoint lưu trữ tại thùng rác. Chính vì vậy, bạn có thể khôi phục chúng nếu như xóa nhầm hoặc nếu như có nhu cầu sử dụng lại. Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng tính năng “hoàn tác” cho dữ liệu ngay khi vừa vô tình ấn xóa.
- Tích hợp với những sản phẩm khác của Microsoft hoạc những hệ thống nghiệp vụ khác dựa trên nền tảng như: Oracle, SAP, Siebel, IBM,…
- Trong khi các collaboration software khác theo các tiêu chí có gì sử dụng đó thì SharePoint cho phép customize (dịch là điều chỉnh) theo các nhu cầu khác nhau của người dùng.
Các tính năng nổi bật của SharePoint
- Cho phép các end-user tự xây dựng cho mình giải pháp riêng một cách nhanh chóng (những người không có kiến thức về lập trình hay kiến thức kỹ thuật chuyên môn đều có thể thực hiện được).
- Người dùng hoặc nhóm người dùng sử dụng sẽ được hệ thống cảnh báo dựa trên email cụ thể trong SharePoint nếu như được thêm, xóa hoặc thay đổi bằng bất kỳ tài liệu nào. Ngay khi được cấp quyền thích hợp thì người dùng sẽ có thể quản lý phần cảnh báo riêng của chính mình.
- Khi sử dụng SharePoint người dùng sẽ có thể thêm hoặc xóa bớt những tính năng cũng như thay đổi tiêu đề phông chữ, màu sắc rồi tạo thành trang con và danh sách. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện những nhiệm vụ bảo trì hoặc nhiệm vụ tăng cường khác.
- Một số tính năng khác của SharePoint như: đưa ra lịch, sách tác vụ và thông báo mà người dùng có thể thực hiện việc tắt hoặc xóa.
Lợi ích mang lại
- Hiểu biết về SharePoint sẽ mang lại cho người dùng nhiều cơ hội lớn về nghề nghiệp với mức lương cao.
- Tìm hiểu về SharePoint sẽ giúp bạn tiếp cận nhanh với các xu hướng CNTT dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp.
- SharePoint giúp bạn nâng cao kỹ năng mềm cũng như mở rộng được mọi kiến thức trong công nghệ và các lĩnh vực khác.
Tìm hiểu về các sản phẩm cũng như bản tải xuống Sharepoint
SharePoint có thể tham chiếu một hoặc nhiều những sản phẩm công nghệ khác nhau, bao gồm:
- SharePoint trong Server: Các tổ chức có khả năng triển khai cũng như quản lý SharePoint Server tại chỗ hoặc với việc đăng ký Office 365 Enterprise để có thể tận dụng được các tính năng mới nhất. Loại này cũng cung cấp các tính năng và chức năng bổ sung chẳng hạn: các site hiện đại, phần web hiện đại kể cả tác giả, danh sách và thư viện hiện đại, việc tìm kiếm hiện tại được tích hợp với PowerApps, MS và Power BI và trang chủ của SharePoint.
Thư viện tài liệu SharePoint
SharePoint là một phần của Microsoft 365, cung cấp các dịch vụ nền điện toán đám mây cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Thay vì phải tự cài đặt và triển khai SharePoint Server, các doanh nghiệp có thể đơn giản đăng ký Microsoft 365 hoặc sử dụng dịch vụ SharePoint độc lập. Điều này cho phép mọi nhân viên tạo ra các site để chia sẻ tài liệu và thông tin với đồng nghiệp, đối tác, và khách hàng một cách thuận lợi.
SharePoint Designer 2013 là một chương trình miễn phí, được Microsoft phát hành vào năm 2013. Chương trình này được thiết kế để xây dựng các giải pháp hỗ trợ cho quy trình làm việc, tối ưu hóa hiệu suất. Nó cho phép người dùng điều chỉnh nội dung và tích hợp dữ liệu từ các nguồn bên ngoài thông qua Business Connectivity Services.
OneDrive for Business là một chương trình đồng bộ trên máy tính, giúp người dùng đồng bộ hóa tài liệu từ site nhóm hoặc OneDrive của cơ quan/trường học lên máy tính cá nhân, giúp họ có thể truy cập dữ liệu mọi nơi, kể cả khi không có kết nối internet.
Thế nào là Windows SharePoint Services (WSS)?
Sau khi có kiến thức sâu sắc về SharePoint, bạn có thể tự mình đàm hiểu về Windows SharePoint Services thông qua những thông tin dưới đây:
Là một phần cơ bản của hệ thống SharePoint, Windows SharePoint Services đóng vai trò cung cấp các dịch vụ nội dung, cho phép người dùng truy cập vào các chức năng phiên bản và thực hiện quy trình đăng ký/đăng xuất trên hệ thống. Tuy nhiên, qua quá trình phát triển, Windows SharePoint Services đã mở rộng phạm vi của mình thông qua việc sử dụng applet, nâng cao và cải thiện các khả năng hợp tác bổ sung như tích hợp email, lịch chung, và nhiều tính năng khác.
Giao diện Windows SharePoint Services
Ngoài ra, trong Windows SharePoint Services mới bổ sung tính năng Microsoft SharePoint Server (MOSS) cho phép người dùng có thể tương tác với kho lưu trữ rộng hơn. Ban đầu, dữ liệu sẽ nằm trong Cơ sở dữ liệu SQL sau đó sẽ Webparts rồi sử dụng thêm nhiều mô – đun khác nhau để có thể tương tác được với nhau trong quá trình hoạt động. Chúng bao gồm những ứng dụng đa dạng như: Cộng tác, quản lý tài liệu và quản lý hồ sơ.
Tìm hiểu về Microsoft SharePoint
Đối tượng sử dụng
Microsoft SharePoint là một phần mềm quản lý thông tin nên thường có nhiều đối tượng sử dụng khác nhau, bao gồm:
- Những người dùng thông thường: Đối tượng này thường sử dụng những tính năng cơ bản, có sẵn cũng như dễ sử dụng nên SharePoint có khả năng đáp ứng được. Một số tính tăng thông thường được đáp ứng như: tìm kiếm các thông tin, lập ra kế hoạch, bảng biểu,…
SharePoint có vai trò quan trọng với 1 lập trình viên
- Các chuyên viên quản trị công nghệ thông tin: Những đối tượng này thường sử dụng nâng cao hơn và thường triển khai web-based theo cách thống nhất và tạo lập cũng như duy trì được các ứng dụng web nhằm có thể phục vụ cũng như đáp ứng cho quá trình hoạt động của các doanh nghiệp. Đặc biệt, website thuộc lĩnh vực website việc làm, quảng bá doanh nghiệp, quản lý nhân sự, quản lý dự án,…
- Các lập trình viên: Những đối tượng này thường sử dụng SharePoint theo hướng nâng cao hơn đối tượng thông thường. Tuy nhiên, về bản chất công việc giữa lập trình viên và quản trị viên công nghệ thông tin hoàn toàn khác nhau. Với lập trình viên, họ thường sử dụng các tính năng mở rộng, phát triển hơn dựa vào những tính năng nền tảng vốn có của SharePoint.
Microsoft SharePoint hoạt động trong một dự án như thế nào?
Microsoft SharePoint là một nền tảng mạnh mẽ giúp người dùng tổ chức và lưu trữ thông tin của mọi người một cách hiệu quả trên một trang duy nhất. Mỗi người sử dụng sẽ có phiên bản riêng của thông tin và tài liệu, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng cường hiệu suất làm việc.
Với SharePoint, khả năng tập hợp nhóm người dùng làm việc chung trở nên dễ dàng hơn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ dữ liệu, cũng như cải thiện quá trình trao đổi thông tin và giao tiếp. Hệ thống này cũng mang lại lợi ích lớn về tiết kiệm thời gian, giúp người dùng làm việc một cách hiệu quả nhất.
Tổng kết, thông qua các tính năng kể trên, SharePoint không chỉ đơn giản là một nền tảng lưu trữ thông tin, mà còn là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để tối ưu hóa quá trình làm việc cá nhân và nhóm. Để đảm bảo sự hiệu quả tốt nhất, người dùng nên liên tục cập nhật phiên bản mới nhất của SharePoint để đảm bảo rằng họ luôn tận dụng được tất cả các tính năng và cải tiến mới nhất.
